Datenschutz

1. Geltung
Die INTO Schüleraustausch GmbH fördert die Verständigung unter internationalen Begegnungen zwischen Jugendlichen verschiedener Länder und Kontinente, insbesondere durch pädagogische, kulturelle und personelle Integration von Schülern und Jugendlichen im Rahmen von Austauschprogrammen. Dies umfasst auch die Verbreitung von Informationsmaterial und Literatur über Austauschprogramme, die Durchführung von Informationsseminaren und Beratung, die Vergabe von (Teil-) Stipendien für besonders geeignete Kandidaten, sowie die Durchführung verschiedener reisebegleitender Operationen, Organisation von Transport („Zweck“).

Die INTO Schüleraustausch GmbH legt grossen Wert auf den Schutz von Personendaten. Die folgenden Hinweise geben Auskunft darüber, wie die INTO Schüleraustausch GmbH mit Personendaten umgeht, die z.B. während des Besuchs der Webseite into-schueleraustausch.ch, bei der Kontaktaufnahme über das Kontaktformular, über die Anmeldung zum Kennenlerngespräch oder für ein Summer Camp/Austausch („Schüleraustausch“), oder während eines allfälligen Bezugs unserer Dienstleistungen sowie auf andere Weise an die INTO Schüleraustausch GmbH übermittelt und von INTO Schüleraustausch GmbH zur Erfüllung des Zwecks bearbeitet werden. Um Schüler und Eltern gleichermassen ansprechen zu können, verwenden wir im weiteren Verlauf die „Sie“-Form.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass Ihre Anfrage bzw. Bewerbung im Falle einer Nichterteilung der Einwilligung zur Bearbeitung Ihrer Personendaten gemäss dieser Datenschutzerklärung leider nicht im Bewerbungsprozess berücksichtigt werden kann.

Es findet das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG; SR 235.1)) sowie, sofern gesetzlich notwendig, auch die EU Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO); EU 2016/679) Anwendung.

2. Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne der gesetzlichen Vorgaben ist die INTO Schüleraustausch GmbH, Quaderstrasse 16, 7000 Chur. Soweit Fragen oder Anmerkungen zu dieser Datenschutzerklärung oder allgemein zum Datenschutz bei der INTO Schüleraustausch GmbH bestehen, wenden Sie sich direkt postalisch an INTO Schüleraustausch GmbH, Schweiz oder per E-mail an info@into-schueleraustausch.ch.

3. Bearbeitung der Personendaten
Hiermit nehmen Sie zur Kenntnis, dass alle Personendaten, die Sie bekanntgeben, von der INTO Schüleraustausch GmbH zur Erfüllung des Zweckes bearbeitet und genutzt werden dürfen. Es geht um sämtliche Angaben, die Sie als bestimmte oder bestimmbare Person betreffen, beispielsweise Namen, Adressen, Telefonnummern, Foto und Mailadressen, und zum Beispiel um folgende Bearbeitungen:

3.1. Versand von Informationen über unser Angebot und zu Sonderaktionen sowie sonstige Nachrichten, z.B. Infomail
Wir nutzen Ihre Personendaten für den Versand von Ihnen bestellter Informationen über unser Angebot an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse bzw. Postadresse. Dies erfolgt nur mit vorliegender Einwilligung von Ihnen oder einer gesetzlichen Erlaubnis. Selbstverständlich können Sie den Empfang unserer Informationen jederzeit abbestellen, d.h. Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Sie können uns für einen Widerruf jederzeit kontaktieren:
Per E-Mail: info@into-schueleraustausch.ch
Per Post: INTO Schüleraustausch GmbH, Quaderstrasse 16, 7000 Chur, Schweiz

Bestimmte Informationen, die für die Vertragsabwicklung und die Funktion unserer Webseite notwendig sind, beispielsweise zum Service (z.B. Anmeldebestätigung, Informationen der Programm Manager) oder zu einem laufendem Programm (z.B. Bestellbestätigung, Vertragsunterlagen, Zahlungsabwicklung) können bis zur Erfüllung unserer Dienstleistung an Sie nicht abbestellt werden.

3.2. Bearbeitung Personendaten bei Kontaktaufnahme, Registrierung oder Gastbestellung

a) Kontaktaufnahme
Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per Gespräch oder schriftlich (z.B. E-Mail oder über ein Kontaktformular) werden die von Ihnen mitgeteilten Personendaten von uns bearbeitet, um Ihre Fragen zu beantworten. Die Kontaktaufnahme wird protokolliert, um die Kontaktaufnahme entsprechend den rechtlichen Anforderungen nachweisen zu können. Für die Bearbeitung der Personendaten wird im Rahmen des Kontaktformulars oder des Anmeldeformulars Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Personendaten löschen wir, wenn die jeweilige Konversation mit Ihnen beendet und der betroffene Sachverhalt abschliessend geklärt ist und kein weiterer Kontakt zwischen Ihnen und uns gewünscht wird.

b) Unverbindliche Bewerbung / Anmeldung zum kostenlosen und unverbindlichen Kennenlerngespräch
Auf unserer Webseite bieten wir Ihnen die Möglichkeit, sich unter Angabe von Personendaten unverbindlich für das Schüleraustausch-Programm zu bewerben. Die Personendaten werden dabei in einer Eingabemaske, via E-Mail Link oder telefonisch übermitteltan uns übermittelt und gespeichert. Die unverbindliche Bewerbung dient der Erfüllung eines möglichen Vertrags oder der möglichen Durchführung vorvertraglicher Massnahmen. Wenn Sie uns diese Personendaten nicht zukommen lassen, können wir unsererseits unseren Auftrag an Sie nicht erfüllen und Ihnen keine Unterlagen zukommen lassen respektive kein Programmangebot zustellen oder einen entsprechenden Schüleraustausch-Vertrag mit Ihnen abschliessen.

c) Sonstiges
Wir bearbeiten Ihre Personendaten zur Ergänzung und Führung unserer Kunden-Datenbank (CRM); zur Evaluation, zum Abschluss und zur Abwicklung der Geschäfte mit Ihnen; zum Betrieb der Webseite; zur Durchführung von Informationsveranstaltungen; zur Abrechnung; oder um Sie per Post, E-Mail oder Textnachrichten zu kontaktieren.
Falls Sie über eine Empfehlung auf uns aufmerksam wurden, teilen wir Ihren Namen u.U. dem Vermittler mit.
Soweit dies erforderlich ist bearbeiten wir Ihre Personendaten zudem, um Missbrauch oder sonstiges rechtswidriges Verhalten zu verhindern oder zu verfolgen, z.B. zur Aufrechterhaltung der Datensicherheit bei Angriffen auf unsere IT-Systeme. Dies erfolgt auch, soweit wir dazu rechtlich verpflichtet sind, etwa aufgrund behördlicher oder gerichtlicher Anordnung, und für die Wahrnehmung unserer Rechte und Ansprüche sowie zur Rechtsverteidigung.

3.3. Weitergabe Personendaten
Bei der Weitergabe Ihrer Personendaten achten wir auf ein angemessenes Sicherheitsniveau. Daher werden Ihre Personendaten nur an vorher sorgfältig ausgewählte und vertraglich verpflichtete Dienstleister und Partnerunternehmen innerhalb Europa sowie an international angesiedelte Partnerorganisationen in den von uns publizierten Gastländern weitergegeben. Zudem werden Ihre Personendaten von uns nur an Stellen weitergeleitet, die zur Einhaltung eines entsprechenden Schutzniveaus verpflichtet sind.

a) Weitergabe an Dienstleistungsunternehmen und Interviewer
Für den Betrieb und zur Optimierung unserer Webseite sowie zur Erfüllung unserer Services und zur Vertragsabwicklung werden diverse Dienstleistungsunternehmen für uns tätig. Die Kategorien von Empfängern Ihrer Personendaten sind z.B.

- Web und Consulting Agenturen (z.B. Soul Media);

- IT-Dienstleister oder Hosting Anbieter (z.B. Hostpoint, Schweiz; Microsoft, USA);

- Marketing-Partner und Analyse-Dienste, z.B. um Newsletter zu versenden oder Statistiken zu erstellen oder Web-Analyse (z.B. Matomo[D1] );

- Messe-/Schulungs-Partner, z.B. um Sie persönlich für Events anzumelden;

- Banken und andere Finanzanbieter, z.B. um Finanztransaktionen durchzuführen oder Bonitätsprüfen durchzuführen (z.B. Kreditkartenanbieter, Online-Zahlsysteme);

- Rechtskonsulenten, Revisoren und Behörden, z.B. um vertragliche oder gesetzliche Pflichten zu erfüllen.

Unsere Auftragsbearbeiter dürfen die zur Verfügung gestellten Personendaten ausschliesslich nach unseren Weisungen bearbeiten. Wir sind in diesem Fall für angemessene Datenschutzvorkehrungen bei den von uns beauftragten Unternehmen gesetzlich verantwortlich. Deshalb vereinbaren wir mit diesen Unternehmen konkrete Datensicherheitsmassnahmen und kontrollieren diese regelmässig.

Solche Weitergaben Ihrer Personendaten, die ausschliesslich der Durchführung eines von Ihnen abgeschlossenen Programmvertrags dienen, finden gemäss Artikel 45 des Allgemeinen Datenschutzgesetzes oder aufgrund der Standardvertragsklauseln oder im Sinne des Schutzes der Privatspäre im Rahmen des Artikels 46 der Allgemeinen Datenschutzverordnung statt.

b) Weitergabe an unsere Schüleraustausch-Partner im Ausland
Für die Beantwortung Ihrer Kontaktaufnahme bzw. zur Erfüllung der von Ihnen nachgesuchten Information bzw. Dienstleistung sind wir berechtigt, Ihre Personendaten an unsere Schüleraustausch-Partner im Ausland zu übermitteln. Sie nehmen zur Kenntnis und stimmen zu, dass unsere Schüleraustausch-Partner in Bezug auf die so von uns übermittelten Personendaten als selbständige Verantwortliche gelten. Dies bedeutet, dass die Schüleraustausch-Partner selber über den Zweck der Bearbeitung Ihrer Personendaten entscheiden und deren Bearbeitung unabhängig von unserer Bearbeitung in der Schweiz sind. Es gelten allfällige Datenschutzerklärungen der Schüleraustausch-Partner.

Unsere Schüleraustausch-Partner befinden sich in Europa, USA, Kanada und Costa Rica sowie Australien und Neuseeland.

c) Weitergabe an sonstige Dritte
Wir geben Ihre Personendaten im Rahmen der bestehenden Datenschutzgesetze an Dritte oder staatliche Stellen weiter, wenn wir dazu z.B. aufgrund behördlicher oder gerichtlicher Anordnung rechtlich verpflichtet sind oder wenn wir dazu berechtigt sind, z.B. weil dies zur Verfolgung von Straftaten oder für die Wahrnehmung und Durchsetzung unserer Rechte und Ansprüche erforderlich ist.

4. Datenspeicherung und Löschung
Die Speicherung Ihrer Personendaten erfolgt in dem Serversystem der INTO Schüleraustausch GmbH innerhalb der Schweiz.
Sollte die Aufnahme in unseren Programmen nicht erfolgen, werden Ihre Personendaten nach Ablauf der notwendigen Aufbewahrungsfristen (1 Jahr nach technischem Abschluss des Bewerbungsverfahrens, im Falle der Rückstellung maximal 5 Jahre) gelöscht. Hierüber erhalten Sie keine gesonderte Nachricht. Sollte die Aufnahme in unseren Programmen erfolgen, werden die gespeicherten Personendaten zum Zwecke der Weiterverarbeitung übernommen und z.B. an Schüleraustausch-Partner im Ausland weitergegeben (siehe Ziffer 3.3(b)).

5. Datensicherheit
Gem. den gesetzlichen Vorgaben treffen wir alle notwendigen technischen und organisatorischen Sicherheitsmassnahmen, um Ihre Personendaten vor Verlust, Missbrauch und unberechtigtem Zugriff zu schützen.

6. Ihre Rechte
Sie haben in Bezug auf die Bearbeitung Ihrer Personendaten Rechte. Möchten Sie eines der folgenden Rechte in Anspruch nehmen, genügt eine Nachricht an uns. Sie können dazu folgende Kontaktdaten verwenden:
Per E-Mail: info@into-schueleraustausch.ch
Per Post: INTO Schüleraustausch GmbH, Quaderstrasse 16, 7000 Chur, Schweiz

Zu Ihrem eigenen Schutz sind wir verpflichtet, bei einer vorliegenden Anfrage von Ihnen, weitere Personendaten einzuholen, die zur Bestätigung Ihrer Identität erforderlich sind und falls eine Identifizierung nicht möglich sein sollte, die Bearbeitung der Anfrage zu verweigern.

a) Recht auf Auskunft/Einsicht
Sie haben das Recht, Auskunft darüber verlangen, ob Personendaten über Sie bearbeitet werden.

b) Recht auf Berichtigung
Sie haben das Recht, eine Berichtigung und/oder Vervollständigung der Sie betreffenden Personendaten zu verlangen.

c) Recht auf Einschränkung der Bearbeitung
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Bearbeitung Ihrer Personendaten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Personendaten von Ihnen bestritten wird, die Bearbeitung unrechtmässig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Personendaten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie Widerspruch gegen die Bearbeitung eingelegt haben.

d) Recht auf Löschung
Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Personendaten zu verlangen, soweit nicht die Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäusserung und Information, die Bearbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Zusätzlich haben Sie jederzeit das Recht, die Sperrung oder Löschung ihrer Personendaten zu beantragen. In diesem Fall werden Ihre gespeicherten Personendaten gelöscht bzw. zunächst für die weitere Nutzung gesperrt und nach der notwendigen Aufbewahrungsfrist gelöscht. Sollten Sie bereits in einem Programm aufgenommen sein, werden Ihre Personendaten bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Des Weiteren haben Sie jederzeit das Recht, unrichtige Personendaten korrigieren zu lassen.

e) Recht auf Unterrichtung
Wenn Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Bearbeitung geltend gemacht haben, werden wir allen Empfängern, denen die Sie betreffenden Personendaten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Personendaten oder Einschränkung der Bearbeitung mitteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismässigen Aufwand verbunden.

f) Recht auf Datenherausgabe oder -übertragung
Sie haben das Recht, Personendaten, die Sie uns bereitgestellt haben, an sich oder an einen Dritten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format gemäss Art. 28 und 29 DSG aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Personendaten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

g) Widerspruchsrecht
Sofern Ihre Personendaten auf Grundlage von berechtigten Interessen bearbeitet werden, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Bearbeitung einzulegen.

h) Widerrufsrecht von Einwilligungen
Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung bzgl. der Erhebung von Personendaten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die bis zur Rechtskraft des Widerrufs erhobenen Personendaten bleiben hiervon unberührt. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass die Umsetzung Ihres Widerrufs aus technischen Gründen ein wenig Zeit benötigen kann und Sie währenddessen möglicherweise noch Nachrichten von uns erhalten.

i) Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Verstösst die Bearbeitung Ihrer Personendaten gegen das Datenschutzrecht oder wurden Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren.

j) Rechte betreffend den Schüleraustausch-Partner
Gemäss Ziffer 3.3.(b) nehmen Sie zur Kenntnis, dass unsere Schüleraustausch-Partner als eigenständige Verantwortliche selber über die Bearbeitung Ihrer Personendaten entscheiden, dass eine allfällige Datenschutzerklärung des Schüleraustausch-Partners gilt, und Sie allfällige Rechte, die die Bearbeitung Ihrer Personendaten durch ihn betreffen, beim Schüleraustausch-Partner geltend machen.

7. Cookies
Die INTO Webseite verwendet Cookies, um die Ihnen die Webseite präsentieren zu können. Beim Besuch unserer Webseite werden Sie angefragt, ob Sie die Verwendung von Cookies, ausser die für den Betrieb der Webseite notwendigen Cookies, deaktivieren möchten.

Cookies sind kleine Dateien mit Text-Informationen, die an den Internet-Browser übertragen werden, während das Angebot abgerufen wird. Cookies werden automatisch auf Ihrem Computer gespeichert. Mittels Cookies ist es der INTO Schüleraustausch GmbH nicht möglich, einen Personenbezug zu nicht registrierten Nutzern herzustellen. Cookies helfen jedoch, dieses Internetangebot nutzerfreundlicher zu gestalten. So ermöglichen Cookies beispielsweise registrierten Nutzern, (Online-Bewerbern und Nutzern des Intranets), das Navigieren auf der INTO Internetseite, ohne sich für jeden Seitenaufruf neu einloggen zu müssen. Die dafür auf dem Server der von INTO Schüleraustausch GmbH gespeicherten Informationen, die den Inhalt der Cookies mit einem User in Verbindung bringen, werden gelöscht, sobald sich der Nutzer ausgeloggt hat oder für eine bestimmte Zeitspanne nicht aktiv war ("timeout"). Sie können das Speichern von Cookies auf Ihrem Rechner mittels Ihrer Internet-Browser-Einstellungen deaktivieren, was jedoch eine Funktionsbeeinträchtigung bei der Nutzung dieses Internetangebots nach sich ziehen kann. Bereits gespeicherte Cookies können in den Systemeinstellungen Ihres Internet-Browsers jederzeit gelöscht werden.

8. Einbindung von Social Media Plugins
Wir verwenden auf unserem Internetauftritt folgende Social Plugins. Es werden Plugins

- des sozialen Netzwerkes Facebook genutzt, welche unter www.facebook.com von Facebook Inc. (1601 S. California Ave, Palo Alto, CA 94304, USA) und unter www.facebook.de von Facebook Ireland Limited (Hanover Reach, 5-7 Hanover Quay, Dublin 2, Irland) betrieben wird,

- des sozialen Netzwerkes Instagram genutzt, welche unter www.instragram.com, von Meta Inc., Menlo Park, CA 94025, USA

(im Folgenden „Plugin-Anbieter“).

Die Plugins stellen selbständige Erweiterungen der Plugin-Anbieter dar. Die INTO Schüleraustausch GmbH hat daher keinen Einfluss auf den Umfang der von den Plugin-Anbietern per Plugins erhobenen Personendaten. Mit Hilfe der von der Firma Heise zur Verfügung gestellten so genannten „Zwei-Klick-Lösung" haben wir jedoch sichergestellt, dass nicht allein durch den Aufruf unseres Internetauftritts Personendaten an Plugin-Anbieter übermittelt werden. Erst wenn der Nutzer nach entsprechender Aufforderung bestätigt, dass er eine Verbindung zu den Plugin-Anbietern wünscht, wird eine direkte Verbindung mit den Servern der Plugin-Anbieter aufgebaut und die vom Plugin erhobenen Personendaten an die Plugin-Anbieter übermittelt. Sofern Sie während des Besuchs unseres Internetauftritts bei einem Plugin-Anbieter eingeloggt sind, kann dieser Plugin-Anbieter den Aufruf Ihrem Konto zuordnen. Sofern Sie diese Zuordnung verhindern möchten, müssen Sie sich vor dem Besuch unserer Seite bei sämtlichen Plugin-Anbietern ausloggen. Wenn Sie beispielsweise den „Gefällt mir"-Button von Facebook anklicken, einen Kommentar abgeben oder in sonstiger Weise direkt mit einem Plugin interagieren, wird die entsprechende Information von Ihrem Internet-Browser direkt an Facebook übermittelt und dort gespeichert. Diese Informationen werden ggf. auf Facebook veröffentlicht und anderen Personen angezeigt. Auch sofern Sie kein Mitglied eines der genannten Plugin-Anbieter sind, besteht trotzdem die Möglichkeit, dass diese Ihre IP-Adresse in Erfahrung bringen und speichern, wenn Sie die Plugins anklicken. Zweck und Umfang der Datenerhebung und die weitere Bearbeitung und Nutzung der Personendaten durch die Plugin-Anbieter sowie Ihre diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen von Facebook unter de-de.facebook.com/policy.php.

9. Rechtsgrundlagen
Die Rechtsgrundlagen für die Beabeitung von Personendaten durch uns liegen in der Regel in Artikel 31 Absatz 2 Buchstabe a DSG (Beabeitung in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Abwicklung eines Vertrags; entspricht Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b EU DSGVO) sowie in Artikel 31 Absatz 1 DSG (Einwilligung der betroffenen Person oder Verpflichtung zur Beabeitung durch Gesetz; entspricht Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a EU DSGVO). Wir dürfen Ihre Personendaten gemäss Art. 17 Abs. 1 DSG ins Ausland bekannt geben, sofern Sie ausdrücklich eingewilligt haben, oder sofern die Bekanntgabe im Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Abwicklung eines Vertrags zwischen uns oder zwischen uns und einem Vertragspartner von uns in Ihrem Interesse.

In Fällen, in denen wir aufgrund von Missbrauch, Zahlungsausfall oder aus ähnlichen legitimen Gründen den Abschluss von Verträgen mit betroffenen Personen künftig verweigern wollen, behalten wir uns vor, gestützt auf Artikel 31 Absatz 1 DSG (entspricht Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f EU DSGVO) Namen, Vornamen, Adresse und E-Mail-Adresse einer betroffenen Person sowie die Personendaten zu den Umständen des entsprechenden Falles aus eigenem Interesse aufzubewahren.

10. Änderungen der Datenschutzerklärung
Die INTO Schüleraustausch GmbH behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Ankündigung zu ändern und auf unserer Webseite zu publizieren. Falls wir Ihre E-Mail Adresse gespeichert haben, informieren wir Sie zusätzlich über die Änderung.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung ungültig, lückenhaft oder nicht durchsetzbar sein, bleiben die übrigen Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung in Kraft.

11. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Die vorliegende Datenschutzerklärung und die Verträge, die basierend auf oder im Zusammenhang mit dieser Datenschutz¬erklärung geschlossen werden, unterliegen schweizerischem Recht, sofern nicht zwingend das Recht eines anderen Staates anwendbar ist. Gerichtsstand ist am Sitz von INTO Schüleraustausch GmbH, sofern nicht zwingend ein anderer Gerichtsstand vorgegeben ist.

INTO Schüleraustausch GmbH | Quaderstrasse 16 | 7000 Chur | Switzerland
Tel: +41 81 410 30 30

www.into-schueleraustausch.ch

Letztmals geändert: September 2023